Capacidad para recoger documentos, ordenarlos y almacenarlos, de forma que puedan ser recuperados en tiempo y forma.

• ¿Dispones de un Programa de Gestión Documental que te permite crear, identificar, conservar, utilizar, trasladar y destruir documentos?

• ¿Reduces documentos e incrementas la calidad de los mismos?

• Creas e identificas documentos. Diseñas formularios y sistemas de identificación. Estableces series de documento en función de actividades concretas. Utilizas las herramientas informáticas para ahorrar espacio y costes de soporte (papel, CD, acetatos…).

• Clasificas documentos. Los ordenas en función de su clase (textual, audiovisual, sonoro, electrónico…); del tipo (ley, cuestionario, estadística, notificación, correspondencia, de apoyo a la gestión…); del formato (DIN A4, folio, cuartilla…); de la cantidad (unidades y espacio que ocupa); y, de la forma (copia simple, certificado, original, copia compulsada…).

• Recuperas documentos. Dispones de un sistema funcional de recuperación de documentos. Relacionas el archivo con la estructura funcional de la organización. Tratas la informacion registrada de manera continua y sistemática.

• Conservas, trasladas y destruyes documentos. Creas distintos archivos (intermedio, histórico…) en función de la durabilidad del documento. Dispones de un cuadro de valoración que te permite trasladar documentos en función de su grado de validez. Destruyes documentos de manera eficiente

1. Evitas la duplicidad de tareas.

2. Facilitas documentación de manera rápida, eficaz y eficiente a quien la solicita.

3. Estableces un orden administrativo que incide directamente sobre los costes (ahorras tiempo, esfuerzo físico, psicológico y dinero).